অনলাইনে দাপ্তরিক কাজ সারা
অনলাইনে একটা আবেদনের অগ্রগতি জানা
আপনি যা শিখবেন ৬ মিনিটে আপনি জমা দেওয়া একটা আবেদনের অগ্রগতি জানতে, আপনার ফাইলের অবস্থা বুঝতে, আর একটা কাগজপত্র বাকি থাকলে তার জবাব দিতে শিখবেন।
জমা দেওয়া একটা আবেদন শেষ হওয়া আবেদন নয়। এটা এগিয়ে চলে, আর তার অগ্রগতি দেখানো হয়: আপনার ব্যক্তিগত জায়গায়, প্রত্যেকটা আবেদনের একটা অবস্থা থাকে, কয়েকটা শব্দে লেখা। «জমা দেওয়া হয়েছে» মানে ফাইলটা পৌঁছে গেছে। «পরীক্ষাধীন» মানে একজন কর্মকর্তা এটা পরীক্ষা করছেন, আর আপনার কাছে কিছুই চাওয়া হচ্ছে না। «সংশোধন প্রয়োজন» বা «কাগজপত্রের অপেক্ষায়» মানে ঠিক তার উল্টো: বল এখন আপনার কোর্টে, আর আপনি ছাড়া ফাইলটা আর এগোবে না। «গৃহীত», «প্রত্যাখ্যাত» আর «বন্ধ করা হয়েছে» ফাইলটা বন্ধ করে দেয়। এসব খুঁজে পেতে, একটামাত্র জিনিসই সত্যিকারের কাজে লাগে, আর সেটা একবারই দেওয়া হয়: ফাইল নম্বর। আমরা আমাদের বানানো একটা পর্দায় আপনাকে অনুশীলন করাব। এখানে কিছুই বাস্তব নয়, কোনো আবেদন নড়ে না।
নকল স্ক্রিন
আমি অনুশীলন করছি
এই স্ক্রিনটি আমরা নিজেরাই তৈরি করেছি। কিছুই পাঠানো হয় না, কিছুই ইনস্টল হয় না, এবং কোনো আসল ব্র্যান্ড দেখানো হয় না।
পরিস্থিতিআপনার আবেদনটা তিন সপ্তাহ আগে পাঠানো হয়েছে, আর তারপর থেকে আপনি কোনো খবর পাননি।
এই ইন্টারঅ্যাকটিভ অনুশীলনের জন্য জাভাস্ক্রিপ্ট দরকার। ঠিক নিচের লিখিত ধাপে ধাপে নির্দেশিকায় একই কথা বলা আছে।
লিখিত ধাপে ধাপে নির্দেশিকা
একই ধাপগুলো, লেখায়, পড়ার বা প্রিন্ট করার জন্য। এই শিটটি অনুশীলন ছাড়াও কাজ করে।
যে নম্বরটা আর দ্বিতীয়বার দেখা যাবে না
আপনার পালা আপনার আবেদনটা এইমাত্র জমা দেওয়া হয়েছে। এই ফাইল নম্বরটা নিয়ে আপনি কী করেন সেখানে স্পর্শ করুন।
ফাইল নম্বরটা এখনই রেখে দেওয়া হয়: একটা স্ক্রিনশট, পর্দার একটা ছবি, অথবা তারিখের পাশে একটা খাতায় টুকে রাখা।
যেটা আপনার কাছ থেকে কিছু চাইছে
আপনার পালা তিনটা আবেদন তাদের অবস্থাসহ দেখানো হচ্ছে। আপনার একটা পদক্ষেপের অপেক্ষায় থাকা আবেদনটায় স্পর্শ করুন।
«একটা কার্ড নবায়ন» লাইনটায় «সংশোধন প্রয়োজন: একটা কাগজপত্র বাকি আছে» দেখাচ্ছে: এটাই একমাত্র লাইন যা আপনার একটা পদক্ষেপের অপেক্ষায় আছে।
«পরীক্ষাধীন» মানে কী
আপনার পালা আপনার সাহায্যের ফাইলে তিন সপ্তাহ ধরে «পরীক্ষাধীন» দেখাচ্ছে। এর মানে কী সেখানে স্পর্শ করুন।
«পরীক্ষাধীন» মানে একজন কর্মকর্তা ফাইলটা পরীক্ষা করছেন। আপনার কাছে কিছুই চাওয়া হচ্ছে না, আর এই ধাপে অপেক্ষা করাটা স্বাভাবিক।
যে কাগজপত্রটা বাকি আছে
আপনার পালা সেবাটা একটা জবাবের তারিখসহ একটা কাগজপত্র চাইছে। আপনি কী করেন সেখানে স্পর্শ করুন।
সংশ্লিষ্ট ফাইলে, উল্লেখিত তারিখের আগে চাওয়া কাগজপত্রটা জমা দেওয়া হয়: এরপর পরীক্ষাটা নিজে থেকেই আবার শুরু হয়ে যায়।
কখন আর কীভাবে আবার যোগাযোগ করবেন
আপনার পালা আপনার অন্য ফাইলটা পরীক্ষাধীন, আর জানানো সময়সীমা দুই মাস। আপনি কী করেন সেখানে স্পর্শ করুন।
মাঝেমধ্যে ফাইলের অবস্থা যাচাই করে জানানো সময়সীমাটার জন্য অপেক্ষা করা হয়, তারপর ফাইল নম্বরসহ একবার লিখিতভাবে আবার যোগাযোগ করা হয়।
মনে রাখার শিট
- ফাইল নম্বরটা একবারই দেওয়া হয়, জমা দেওয়ার সময়: এটা তখনই লিখে রাখা হয়, অথবা এটা বহনকারী জমা নিশ্চিতকরণটা রেখে দেওয়া হয়।
- একটা আবেদনের অবস্থা আপনার ব্যক্তিগত জায়গায়, চলমান আবেদনগুলোর অংশে দেখানো হয়। সত্যিটা সেখানেই থাকে, কোনো পাওয়া বার্তায় নয়।
- «জমা দেওয়া হয়েছে»: ফাইলটা পৌঁছে গেছে। «পরীক্ষাধীন»: একজন কর্মকর্তা এটা পরীক্ষা করছেন, আপনার কাছে কিছুই চাওয়া হচ্ছে না।
- «সংশোধন প্রয়োজন» বা «কাগজপত্রের অপেক্ষায়»: ফাইলটা থেমে আছে আর এটা আপনার কাছ থেকে কিছু চাইছে।
- «গৃহীত», «প্রত্যাখ্যাত», «বন্ধ করা হয়েছে» ফাইলটা বন্ধ করে দেয়। একটা প্রত্যাখ্যান সবসময় তার কারণসহ লেখা থাকে।
- চাওয়া একটা কাগজপত্র উল্লেখিত তারিখের আগে ফাইলের ভিতরেই জমা দিতে হয়: এটাই একমাত্র পথ যা যাচাই আবার শুরু করে দেয়।
- রাষ্ট্রের কাছে করা অনেক আবেদনের ক্ষেত্রে, দুই মাসের বেশি সময় চুপ থাকাটাই গ্রহণ হিসেবে গণ্য হয়। আপনার ফাইলে জানানো সময়সীমাটাই একমাত্র ঘড়ি যা গুরুত্বপূর্ণ।
- এই সময়সীমা পার হয়ে গেলে, ফাইল নম্বরসহ একবার লিখিতভাবে আবার যোগাযোগ করা হয়। কোনো গুরুত্বপূর্ণ ব্যক্তি আপনাকে এক ঘণ্টার মধ্যে জবাব দিতে বলবে না।
এই কাজের রিফ্লেক্সগুলো
আমি সবসময় অফিসিয়াল পথ ব্যবহার করি
নিজে হাতে টাইপ করা ঠিকানা, অফিসিয়াল স্টোর থেকে ইনস্টল করা অ্যাপ, কার্ডের পেছনে লেখা নম্বর। যে লিংক আমাদের হাতে ধরিয়ে দেওয়া হয়, সেটা কখনো নয়, এমনকি সেটা ঠিকঠাক মনে হলেও।
যা গুরুত্বপূর্ণ তার একটা কপি আমি রাখি
ছবি, নথি, ফোন নম্বর: যা শুধু একটা জায়গাতেই আছে, তা ফোনের সাথে সাথেই হারিয়ে যেতে পারে। অন্য কোথাও একটা কপি থাকলে, ফোন খারাপ হওয়াটা সামান্য একটা ঝামেলা মাত্র থেকে যায়।
গুরুত্বপূর্ণ কেউই আমাকে তাড়া দেয় না
না কোনো হুমকি, না কোনো সময়ের কাউন্টডাউন, না কোনো গোপন রাখার কথা। আর সাহায্য চাওয়া একটা রিফ্লেক্স, ব্যর্থতা নয়: কাউকে জোরে বলে দিলেই বেশিরভাগ প্রতারণা ধরা পড়ে যায়।
যাচাই করতে দুটো প্রশ্ন
কোনো নম্বর দেওয়া হয় না, এবং আপনার ব্রাউজার ছাড়া অন্য কোথাও কিছু সংরক্ষণ করা হয় না।
আপনার ফাইলে তিন সপ্তাহ ধরে «পরীক্ষাধীন» দেখাচ্ছে। এখান থেকে কী সিদ্ধান্তে আসা উচিত?
উত্তর দেখুন
একজন কর্মকর্তা ফাইলটা পরীক্ষা করছেন, আর এখন আপনার কাছে কিছুই চাওয়া হচ্ছে না
«পরীক্ষাধীন» চলমান একটা যাচাইয়ের কথা বলে। এটা একটা স্বাভাবিক অবস্থা, কখনো কখনো দীর্ঘ, আর এটা আপনার কাছে কিছুই চায় না। যেসব অবস্থা আপনার সাথে সংশ্লিষ্ট সেগুলোতে অন্য শব্দ লেখা থাকে, যেমন «সংশোধন প্রয়োজন» বা «কাগজপত্রের অপেক্ষায়»।
আপনার জায়গায় একটা জবাবের তারিখসহ «সংশোধন প্রয়োজন: একটা কাগজপত্র বাকি আছে» দেখাচ্ছে। আপনি কী করবেন?
উত্তর দেখুন
আমি উল্লেখিত তারিখের আগে এই ফাইলে চাওয়া কাগজপত্রটা জমা দিই
যতক্ষণ কাগজপত্রটা বাকি থাকে, ততক্ষণ যাচাই থেমে থাকে আর কেউ ফাইলটা আবার ধরবে না। একটা নতুন আবেদন জমা দিলে প্রথম জমা দেওয়ার তারিখটা হারিয়ে যায়: যেটা ইতিমধ্যে আছে সেটাই সম্পূর্ণ করা হয়।
আমি এটা করে ফেলেছি
যখন আপনি একা একা এই কাজটি করতে পারবেন, তখন এখানে টিক দিন।
আপনার অগ্রগতি আপনার নিজের ব্রাউজারেই থাকে।